Een proces dat klanten kunnen volgen
Onze werkwijze
Elke order is anders, maar de beslismomenten moeten duidelijk zijn. Wij werken met heldere mijlpalen van aanvraag tot verzending.
- Duidelijke goedkeuringDe klant bevestigt de commerciële scope voordat de inkoop begint.
- Betaling per mijlpaalDe betaalmomenten staan in de offerte voor de specifieke order.
- Praktische updatesWezenlijke wijzigingen worden tijdens de coördinatie gemeld.
1. Aanvraag en briefing
De klant stuurt een aanvraag per e-mail of via een ander afgesproken kanaal. We verduidelijken product, hoeveelheid, bestemming, timing en essentiële specificaties. Bij ontbrekende informatie geven we aan wat nodig is voor een zinvolle beoordeling.
2. Haalbaarheids- en inkoopbeoordeling
Delftrain beoordeelt of de aanvraag binnen de operationele scope past. Daarbij kijken we naar leveranciersopties, hoeveelheden, routebeperkingen, verpakking en informatie voor import of export. Niet iedere aanvraag is geschikt; een vroege beoordeling voorkomt onnodige kosten en vertraging.
3. Offerte en goedkeuring
De offerte of schriftelijke bevestiging beschrijft het product of de inkoopscope, commerciële voorwaarden, betaalmomenten, verwachte planning, logistieke aannames en belangrijke uitsluitingen. De klant keurt deze basis goed vóór inkoop.
4. Eerste betaling en aankoop
Wanneer een aanbetaling geldt, begint Delftrain met inkopen nadat betaling en goedkeuring zijn ontvangen. Is er vóór aankoop een wezenlijke wijziging in beschikbaarheid, dan wordt die eerst besproken.
5. Ontvangst en coördinatie
Goederen worden ontvangen, gegroepeerd en met de beschikbare orderinformatie vergeleken. Aankopen kunnen worden geconsolideerd en afgesproken verpakkings- of handlingstappen worden uitgevoerd.
6. Eindbetaling en verzendvoorbereiding
Een eventuele resterende betaling wordt volgens de offerte vóór verzending afgerond. Daarna worden verzendgegevens bevestigd en de goederen voor overdracht voorbereid.
7. Verzending en opvolging
De order wordt aan de gekozen vervoerder overgedragen. Tracking wordt gedeeld wanneer de dienst dit biedt. Delftrain blijft binnen de opdracht het coördinerende contact, terwijl termijnen van vervoerders en douane buiten directe controle vallen.
Wat per order verschilt
Levertijden, leveranciersvoorwaarden, betaalstructuur, documentatie, verpakking en logistiek verschillen. Dit proces is daarom een raamwerk; de offerte en schriftelijke voorwaarden van de specifieke order zijn leidend.
Klaar om te beginnen?
Bereid de eerste vier gegevens voor
Product, hoeveelheid, bestemming en gewenste timing zijn voldoende voor een nuttig eerste gesprek.